คู่มือเจ้าหน้าที่ธุรการ

เข้าสู่ระบบธุรการ

ล็อกอินเข้าสู่ระบบ e-Saraban ด้วยบัญชีธุรการ (Staff) แล้วคลิกที่เมนู "ลงรับหนังสือใหม่" ที่แผงควบคุมด้านซ้ายมือ

เลือกประเภทและออกเลข

เลือกว่าเป็น "หนังสือรับทั่วไป" (ระบบจะรันเลขรับให้อัตโนมัติ) หรือ "เรื่องแจ้งเวียน" (รันเลขแจ้ง-X อัตโนมัติ) เช่น บันทึกข้อความ, คำสั่ง, หนังสือให้ ผอ.ลงนาม

กรอกรายละเอียดเอกสาร

ระบุข้อมูลที่สำคัญ เช่น ที่ของหนังสือ, วันที่รับ, ชื่อเรื่อง, จากหน่วยงานใด, ถึงใคร และสามารถตั้งค่ากำหนดส่งงานได้ 2 วัน เช่น วันที่ 1 ส่งแบบตอบรับ วันที่ 5 ร่วมงาน เป็นต้น

อัปโหลดไฟล์ PDF และบันทึก

แนบไฟล์หนังสือราชการฉบับเต็มที่ช่อง ไฟล์ที่ 1 (ต้องเป็น .pdf เท่านั้น) หากมีเอกสารอ้างอิงอื่นๆ สามารถแนบเพิ่มได้ที่ช่องไฟล์ 2-5 (ไฟล์ชนิดใดก็ได้) จากนั้นตรวจสอบความถูกต้องแล้วกดปุ่ม "บันทึก" ระบบจะนำไปยังชุดเครื่องมือของเจ้าหน้าที่ธุรการในการเกษียนหนังสือเป็นลำดับต่อไปโดยอัตโนมัติ

เกษียนหนังสือ

กล่องเครื่องมือด้านขวา ให้ดำเนินการตามลำดับ เช่น 1. ตรารับ - นำไปประทับตราวางมุมขวาด้านบน

2. เลือกผู้บริหาร - รองฯ, ผอ.

3. ข้อความ - นำไปประทับตราวางจุดมุมซ้ายด้านล่าง ซึ่งระบบจะแสดงชื่อเจ้าของหนังสือและผู้รับหนังสืออัตโนมัติ

4. ตราธุรการ - ประทับลายเซ็น, วันที่, ซึ่งสามารถกำหนดขนาดได้

5. ยันยันการส่ง - หนังสือแจ้งไปยังผู้บริหาร

แจ้งเตือนผู้บริหาร

กดปุ่มนี้ เมื่อดำเนินการกับหนังสือทุกฉบับครบถ้วนแล้ว เพื่อแจ้งไปยังผู้บริหาร ส่วนปุ่ม ส่งออก Excel มีไว้สำหรับส่งออกข้อมูลทะเบียนหนังสือรับทั้งหมดที่ลงไว้ในระบบเพื่อจัดเก็บเป็นบัญชีคุมต่อไป

เครื่องมือจัดการเอกสาร

1. ไอคอน PDF - เปิดอ่านเอกสาร

2. แว่นขยาย - ติดตามว่าผู้รับผิดชอบดำเนินการอย่างไรแล้วบ้าง

3. แก้ไขรายละเอียด - กรณีที่ลงข้อมูลผิดพลาด

4. เกษียน/แก้ไขการเกษียน

5. ลบเอกสาร

แก้ไขข้อมูลส่วนตัว

มุมขวามือด้านบน คลิกเลือกแก้ไขข้อมูลส่วนตัว (ชื่อ สกุล รูปภาพ ลายเซ็น) หรือ ออกจากระบบ

ส่งออกทะเบียนหนังสือรับ

เลือกปีการศึกษา - เลือกเลขที่เริ่มต้น - เลือกเลขที่สิ้นสด - ส่งออกเป็น excel

*** ดาวน์โหลดเก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐานทะเบียนหนังสือรับ

เอกสารจากครู

สามารถดำเนินการตามข้อ 3 - 7 ได้เหมือนเอกสารอื่น ๆ

ปฏิทินปฏิบัติงาน

แสดงรายการหนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติในวันนั้น ๆ ในรูปแบบปฏิทินโดยอัตโนมัติ และเมื่อคลิกไปยังหัวข้อก็จะแสดงรายละเอียดของหนังสือ

สามารถเรียกดูรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายการทั้งหมดได้

จัดการผู้ใช้งาน

*** ธุรการส่วนใหญ่จะถูกตั้งเป็น admin จะสามารถดำเนินการส่วนนี้ได้ แต่กรณีโรงเรียนขนาดใหญ่จะแยก admin กับ staff ออกจากกัน
- เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลผู้ใช้งาน รหัสผ่าน ประเภทผู้ใช้งาน โดยสามารถเพิ่มทั้งแบบทีละคน หรือ เพิ่มจำนวนมากโดยโหลด template Excel มากรอกข้อมูล และอัพโหลดไปยังระบบได้

--------------------

โครงสร้างระบบ PK e-Saraban แบ่งออกเป็น 7 Roles (สิทธิ์การใช้งาน) 7 ระดับ อย่างชัดเจน เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานในโรงเรียน ดังนี้

1. superadmin (ผู้ดูแลระบบสูงสุด / ส่วนกลาง)

2. admin (แอดมินโรงเรียน / เจ้าหน้าที่ IT)

3. director (ผู้อำนวยการโรงเรียน)

4. deputy (รองผู้อำนวยการโรงเรียน)

5. head (หัวหน้าฝ่าย / หัวหน้ากลุ่มบริหาร)

6. staff (เจ้าหน้าที่ธุรการ)

7. teacher (ครูผู้สอน / บุคลากรทั่วไป)

------------------------------

จัดการข้อมูลโรงเรียน

- กำหนดค่าพื้นฐานต่าง ๆ ของทางโรงเรียน

- ตั้งค่าพิกัดจุดลงเวลาปฏิบัติงาน (GPS)

- ตั้งค่าการแจ้งเตือน (Telegram)

ระบบลงเวลา

เจ้าหน้าที่ธุรการดำเนินการได้ดังนี้

- ดาวน์โ่หลดรายงานสถิติประจำวัน เดือน ปี และตามช่วงระยะเวลาที่เลือก

- ตรวจสอบสถิติรายบุคคล

- แก้ไข ลบ ปรับเปลี่ยน กรณีได้รับอนุญาตจากผู้บริหาร

- ลงหมายเหตุกรณีคณะครูติดภารกิจต่างๆ

- สรุป Top 1 - 10 ตามช่วงเวลาที่กำหนด

เมนูเพิ่มเติม

- หนังสือทั้งหมดทุกฉบับทั้งโรงเรียน เลือก "อยู่ระหว่างดำเนินงาน" หรือ "ทั้งหมด" แล้วกด "ค้นหา"

- ปฏิทินปฏิบัติงาน

- ระบบเลขที่เอกสาร

- จัดการผู้ใช้งาน

- ตั้งค่าพื้นฐาน

- ระบบลงเวลาปฏิบัติงาน

- ระบบรายงานโครงการ

ระบบเลขที่เอกสาร

- สำหรับออกเลขที่เอกสารต่าง ๆ ของโรงเรียนโดยอัตโนมัติ และ แบบขอเจาะจงเลขที่

- พิมพ์ทะเบียนทั้งหมดได้

- ธุรการลบและแก้ไขได้

ระบบรายงานโครงการ

- พิมพ์รายละเอียดและแนบรูปภาพ

- ส่งออกเป็น pdf สวยงาม ตามแบบของเขตพื้นที่