ระบบนี้ใช้สำหรับส่งคำขอแจ้งซ่อม ขอใช้สถานที่ ขอใช้อุปกรณ์ หรือขอรับบริการภายในโรงเรียน ผู้ใช้สามารถติดตามสถานะงานได้ตั้งแต่ส่งคำขอจนถึงงานเสร็จ และประเมินความพึงพอใจหลังได้รับบริการ

ตัวอย่างคำขอ: แจ้งซ่อมไฟฟ้า คอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องใช้สำนักงาน ขอใช้ห้องประชุม ขอใช้เครื่องเสียง ขอใช้กล้องถ่ายรูป หรือขอใช้บริการอื่น ๆ

ระบบมีเมนูหลัก ได้แก่ หน้าหลักระบบแจ้งซ่อม, ส่งคำขอใหม่, คำขอของฉัน, จัดการคำขอ, รายงาน และ ตั้งค่า

ควรแยกให้ชัดระหว่าง หน้าหลักระบบแจ้งซ่อม กับ หน้าหลัก PK เพื่อไม่ให้ผู้ใช้สับสนเวลาต้องการกลับหน้าแรกของโมดูลหรือกลับระบบหลัก

ผู้ใช้งานในโรงเรียนสามารถส่งคำขอได้ตามสิทธิ์ที่โรงเรียนเปิดให้ใช้งาน โดยทั่วไปครู บุคลากร เจ้าหน้าที่ หัวหน้าฝ่าย รองผู้อำนวยการ ผู้อำนวยการ และผู้ดูแลระบบสามารถส่งคำขอได้

หลักการ: ผู้ใช้ส่งคำขอของตนเองได้ และติดตามคำขอของตนเองผ่านหน้า “คำขอของฉัน”

1. เข้าเมนู ส่งคำขอใหม่
2. เลือกประเภทคำขอ เช่น แจ้งซ่อม ขอใช้สถานที่ ขอใช้อุปกรณ์ หรือขอใช้บริการอื่น ๆ
3. เลือกหมวดหมู่ที่ตรงกับเรื่องที่ต้องการ
4. กรอกหัวข้อให้สั้น ชัดเจน และเข้าใจง่าย
5. กรอกรายละเอียดของปัญหาหรือความต้องการ
6. ระบุสถานที่ เช่น อาคาร ห้อง หรือบริเวณที่เกี่ยวข้อง
7. ระบุวันที่และเวลาที่ต้องการ ถ้ามี
8. เลือกระดับความเร่งด่วน
9. แนบไฟล์ประกอบถ้ามี
10. กดส่งคำขอ

ผู้ใช้สามารถแนบไฟล์ประกอบคำขอเพื่อช่วยให้ผู้รับผิดชอบเข้าใจปัญหาหรือความต้องการได้ชัดเจนขึ้น เช่น รูปภาพอุปกรณ์ชำรุด ภาพสถานที่ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ข้อแนะนำ: แนบเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้อง หลีกเลี่ยงเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็น และตรวจสอบว่าไฟล์ชัดเจนก่อนส่ง

เมื่อส่งคำขอสำเร็จ ระบบจะแจ้งเตือนไปยังผู้ที่โรงเรียนกำหนดให้ดูแลหรืออนุมัติคำขอ เพื่อให้รับทราบว่ามีรายการใหม่รอพิจารณา

ข้อความแจ้งเตือนโดยทั่วไปจะมีเลขคำขอ ผู้ส่งคำขอ ประเภท หัวข้อ สถานที่ ความเร่งด่วน และลิงก์สำหรับเข้าระบบ

โรงเรียนสามารถกำหนดผู้อนุมัติหรือผู้ดูแลคำขอได้หลายคน ผู้อนุมัติจะเห็นคำขอภายในโรงเรียนของตนเอง และสามารถเลือกผู้รับผิดชอบเพื่อติดตามงานต่อได้

หน้าที่ของผู้อนุมัติ: รับทราบคำขอใหม่ ตรวจสอบรายละเอียด เลือกผู้รับผิดชอบ เปลี่ยนสถานะ และติดตามผลจนงานเสร็จ

ผู้อนุมัติหรือผู้ดูแลระบบสามารถเลือกผู้รับผิดชอบให้ดำเนินการในแต่ละคำขอได้ เมื่อมีการมอบหมายงาน ระบบจะแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ถูกเลือก เพื่อให้เข้าไปตรวจสอบรายละเอียดและดำเนินการต่อ

แนวทางใช้งาน: เลือกผู้รับผิดชอบให้ตรงกับงาน เช่น งานอาคารสถานที่ งานเทคโนโลยี งานโสตทัศนูปกรณ์ หรืองานธุรการ

สถานะช่วยให้ผู้ขอและผู้ดูแลทราบว่างานอยู่ขั้นตอนไหน เช่น รอรับเรื่อง รับเรื่องแล้ว มอบหมายแล้ว กำลังดำเนินการ รออะไหล่หรือรอคิว เสร็จสิ้น ไม่อนุมัติ หรือยกเลิก

หน้านี้ใช้ดูประวัติคำขอของผู้ใช้งานเอง แสดงเลขคำขอ วันที่ส่ง หัวข้อ รายละเอียด สถานะ ผู้รับผิดชอบ ไฟล์แนบ ผลการดำเนินการ และคะแนนประเมิน

ผู้ขอสามารถยกเลิกคำขอได้เฉพาะรายการที่ยังอยู่ในสถานะรอรับเรื่อง และสามารถประเมินความพึงพอใจเมื่อคำขอนั้นเสร็จสิ้นแล้ว

หน้านี้ใช้สำหรับผู้ดูแล ผู้อนุมัติ และผู้รับผิดชอบในการติดตามงาน สามารถดูรายการคำขอ กรองข้อมูล เปิดไฟล์แนบ อัปเดตสถานะ เลือกผู้รับผิดชอบ บันทึกผลดำเนินการ และแนบไฟล์หลังดำเนินการได้

ผู้ใช้ทั่วไปจะเห็นเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับตนเองตามสิทธิ์ที่ได้รับ

เมื่อดำเนินงานเสร็จแล้ว ผู้รับผิดชอบควรเข้าระบบเพื่ออัปเดตสถานะเป็น “เสร็จสิ้น” พร้อมกรอกผลการดำเนินการให้ชัดเจน เช่น ซ่อมเรียบร้อย เปลี่ยนอุปกรณ์แล้ว จัดเตรียมห้องเรียบร้อย หรือไม่สามารถดำเนินการได้พร้อมเหตุผล

เมื่อคำขอเสร็จสิ้น ผู้ขอจะเห็นปุ่มประเมินความพึงพอใจในหน้า “คำขอของฉัน” สามารถเลือกคะแนนและกรอกข้อเสนอแนะเพิ่มเติมได้

หน้ารายงานใช้ดูภาพรวมการให้บริการของโรงเรียน เช่น จำนวนคำขอทั้งหมด งานที่รอรับเรื่อง งานที่กำลังดำเนินการ งานเสร็จสิ้น งานเร่งด่วน คะแนนความพึงพอใจเฉลี่ย และเวลาเฉลี่ยในการปิดงาน

ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม แก้ไข เปิดใช้งาน ปิดใช้งาน หรือลบหมวดหมู่คำขอได้ เช่น ไฟฟ้า ประปา คอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ต ห้องประชุม เครื่องเสียง กล้องถ่ายรูป หรืออุปกรณ์อื่น ๆ

การลบคำขอควรให้เฉพาะผู้ดูแลที่มีสิทธิ์เท่านั้น เพราะเป็นการลบข้อมูลและหลักฐานที่เกี่ยวข้องออกจากระบบ ก่อนลบควรตรวจสอบว่าไม่ได้เป็นหลักฐานสำคัญ หากยังต้องใช้เป็นประวัติควรเปลี่ยนสถานะหรือเก็บไว้แทนการลบ

ห้ามแนบไฟล์ที่มีข้อมูลลับเกินจำเป็น เช่น สำเนาบัตร เอกสารส่วนบุคคล รหัสผ่าน หรือข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับคำขอ ผู้ใช้งานควรเปิดไฟล์แนบผ่านระบบเท่านั้น ไม่ควรส่งต่อลิงก์ไฟล์ให้บุคคลที่ไม่มีสิทธิ์