ระบบนี้ใช้สำหรับบันทึกและเผยแพร่ผลงาน รางวัล การอบรม และเกียรติบัตรของโรงเรียน ผู้บริหาร ครู และบุคลากร ช่วยให้โรงเรียนมีพื้นที่รวบรวมผลงานอย่างเป็นระบบ และสามารถนำไปใช้ประชาสัมพันธ์หรือประกอบการรายงานผลได้

ระบบมีทั้งหน้าใช้งานภายในสำหรับผู้ที่เข้าสู่ระบบ และหน้าสาธารณะสำหรับเผยแพร่ผลงานที่โรงเรียนอนุญาตแล้ว

หน้าใช้งานภายใน: ใช้เพิ่ม แก้ไข จัดการ และตรวจสอบข้อมูลตามสิทธิ์
หน้าสาธารณะ: แสดงเฉพาะผลงานที่เผยแพร่แล้ว เพื่อให้ผู้ปกครอง หน่วยงาน หรือบุคคลทั่วไปเข้าดูได้

ผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มมีสิทธิ์ต่างกันตามบทบาท เช่น ผู้ดูแลระบบสูงสุดดูแลได้ทุกโรงเรียน ผู้ดูแลโรงเรียนจัดการข้อมูลของโรงเรียนตนเอง ผู้บริหารดูภาพรวม ครูและบุคลากรเพิ่มหรือดูแลผลงานของตนเอง และบุคคลทั่วไปดูเฉพาะรายการที่เผยแพร่แล้ว

หน้าแรกใช้แสดงรายการผลงานทั้งหมดตามสิทธิ์ของผู้ใช้งาน หากเป็นผู้ที่เข้าสู่ระบบจะเห็นเครื่องมือจัดการตามสิทธิ์ เช่น เพิ่มข้อมูล แก้ไข หรือเผยแพร่รายการ หากเป็นผู้เข้าชมผ่านหน้าสาธารณะ ระบบจะแสดงเฉพาะผลงานที่โรงเรียนเผยแพร่แล้ว และซ่อนปุ่มจัดการทั้งหมด

1. เข้าเมนูเพิ่มข้อมูลหรือเพิ่มรายการใหม่
2. เลือกประเภทข้อมูล เช่น ผลงาน รางวัล การอบรม หรือเกียรติบัตร
3. กรอกชื่อรายการให้ชัดเจน
4. กรอกรายละเอียดโดยย่อ
5. ระบุวันที่ได้รับรางวัล วันที่อบรม หรือวันที่เกี่ยวข้อง
6. ระบุหน่วยงานผู้จัดหรือผู้มอบรางวัล
7. เลือกระดับของผลงาน
8. ระบุผู้เกี่ยวข้อง
9. แนบหลักฐานถ้ามี
10. บันทึกข้อมูล

ข้อมูลในระบบควรจัดกลุ่มให้ชัดเพื่อค้นหาและรายงานได้ง่าย เช่น ผลงานโรงเรียน รางวัลของโรงเรียน รางวัลผู้บริหาร รางวัลครูและบุคลากร การอบรมหรือพัฒนาตนเอง เกียรติบัตร ผลงานนักเรียน หรือกิจกรรมเด่น

หลักฐานช่วยยืนยันความถูกต้องของข้อมูล เช่น เกียรติบัตร ภาพกิจกรรม หนังสือรับรอง รูปถ่าย หรือเอกสารประกอบ ควรแนบไฟล์ที่อ่านชัดเจน ใช้ชื่อไฟล์ที่เข้าใจง่าย และหลีกเลี่ยงเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็น

ผู้มีสิทธิ์สามารถแก้ไขข้อมูลรายการได้ เช่น ชื่อรายการ รายละเอียด วันที่ หน่วยงานผู้จัด ระดับรางวัล ผู้เกี่ยวข้อง สถานะการเผยแพร่ และไฟล์หลักฐาน ก่อนบันทึกควรตรวจสอบความถูกต้องของชื่อบุคคล วันที่ และประเภทข้อมูล

รายการที่ยังไม่พร้อมเผยแพร่ควรเก็บไว้ภายในก่อน เมื่อข้อมูลถูกต้องแล้วจึงเปลี่ยนสถานะเป็นเผยแพร่ ก่อนเผยแพร่ควรตรวจสอบว่าชื่อรายการ รายละเอียด วันที่ หน่วยงานผู้จัด และไฟล์หลักฐานถูกต้อง และไม่มีข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็น

โรงเรียนสามารถใช้ลิงก์สาธารณะเพื่อประชาสัมพันธ์ผลงานให้บุคคลทั่วไปเข้าชมได้ โดยหน้าสาธารณะจะแสดงเฉพาะรายการที่โรงเรียนเผยแพร่แล้วเท่านั้น ผู้เข้าชมทั่วไปจะไม่เห็นปุ่มเพิ่ม แก้ไข ลบ หรือเครื่องมือจัดการภายในระบบ

ไฟล์หลักฐานควรเปิดผ่านระบบเท่านั้น เพื่อให้ระบบตรวจสอบสิทธิ์ก่อนแสดงไฟล์ ผู้ใช้ภายในดูไฟล์ตามสิทธิ์ของตนเอง ส่วนหน้าสาธารณะจะเปิดได้เฉพาะไฟล์ของรายการที่เผยแพร่แล้วเท่านั้น

ระบบควรมีช่องค้นหาและตัวกรองเพื่อช่วยให้ค้นหาผลงานได้รวดเร็ว เช่น ประเภท ปี ระดับรางวัล สถานะ ผู้เกี่ยวข้อง หรือคำค้นจากชื่อรายการ สำหรับหน้าสาธารณะควรแสดงตัวกรองเฉพาะข้อมูลที่เหมาะสมกับผู้เข้าชมทั่วไป

รายงานช่วยให้โรงเรียนเห็นภาพรวมผลงาน เช่น จำนวนผลงานทั้งหมด จำนวนรายการที่เผยแพร่แล้ว ผลงานตามประเภท ผลงานตามปี ผลงานตามระดับ และรายการล่าสุด ข้อมูลเหล่านี้ใช้ประกอบการประเมินสถานศึกษา การประชาสัมพันธ์ และการวางแผนพัฒนาบุคลากรได้

หน้าสาธารณะควรอ่านง่ายและน่าเชื่อถือ ประกอบด้วยโลโก้โรงเรียน ชื่อโรงเรียน หัวข้อระบบ รายการผลงานแบบการ์ด วันที่ ประเภท ระดับผลงาน และปุ่มเปิดหลักฐานเฉพาะรายการที่เผยแพร่แล้ว

เมนูในระบบหลักควรพาผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบไปยังหน้าระบบรายงานผลงานโดยตรง เพื่อให้สามารถเพิ่มและจัดการข้อมูลได้ตามสิทธิ์ ส่วนลิงก์สาธารณะควรใช้สำหรับเผยแพร่ให้บุคคลทั่วไปดูเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นลิงก์เมนูจัดการภายใน

การลบรายการควรทำอย่างระมัดระวัง เพราะอาจเป็นหลักฐานประวัติผลงานของโรงเรียนหรือบุคลากร หากข้อมูลยังมีคุณค่าเชิงประวัติ ควรเก็บไว้หรือซ่อนจากหน้าสาธารณะแทนการลบ

ก่อนเผยแพร่รายการควรตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็น เช่น เลขบัตรประชาชน เบอร์โทรส่วนตัว ที่อยู่ส่วนตัว ลายเซ็นที่ไม่จำเป็น หรือข้อมูลนักเรียนที่ไม่ควรเปิดเผย หากเอกสารมีข้อมูลอ่อนไหว ควรปิดทับข้อมูลก่อนแนบหรือเลือกไม่เผยแพร่ไฟล์นั้นต่อสาธารณะ